• Organisatie bvleeuwarden

     

     

    1. TC
    Taken:

    1. Visie
    Wie zijn we? Wat zijn onze doelen? Waar willen we heen? Wat is ons idee over opleidingen? Wat is ons idee over doorstroming? Welke systemen spelen we binnen de vereniging? Etc. Etc Etc.

    2. Controle kerntaken trainingen
    Word er goed getraind? Zijn trainers op de hoogte van de leerlijnen in de vereniging? Zijn trainers op de hoogte van de systemen die we willen spelen? Etc. Etc. Etc.

    3. Controle lijn in de vereniging
    Hoe is de doorstroom binnen de teams? Stroomt er voldoende door naar de hogere teams? Is de aansluiting tussen de verschillende leeftijdscategorieën op niveau? Etc. Etc. Etc.

    4. Indeling Teams
    Voor ieder seizoen de planning maken van hoeveel teams er nodig zijn per leeftijdscategorie. Welke trainer op welk team? Wie speelt in welk team? Evaluatie tijdens seizoen. Is het nodig om spelers tijdens het seizoen door te laten stromen? Etc.

    5. Wedstrijdsecretariaat
    Indelen scheidrechters en tafel per weekeind. Wijzigingen regelen en doorgeven. Communicatie met nbb. Etc. Etc.

    6. Scheidsrechtersopleidingen
    Opleidingen coördineren van BS2, BS3 en het spelregelbewijs.

    7. Trainersopleidingen
    Opleidingen coördineren voor BT2 en BT3

    8. Tafelcursus
    Opleiden van nieuwe tafelaars coördineren. Organiseren begeleiding van onervaren tafelaars bij wedstrijden.


    2. Administratie
    Taken:

    1. Contact
    Contact met leden, aspirant leden, front office taken.

    2. Ledenadministratie
    Adreswijzigingen, aanmeldingen, uitschrijvingen

    3. Financiën
    Incasso’s, storneringen, boetes, uitgaven voor kleding en dergelijke, uitgaven voor zaalhuur, bondsbijdragen

    4. Sponsoring
    Opstellen, archiveren en controleren van sponsorovereenkomsten.


    3. Communicatie
    Taken:

    1. Website
    Onderhoud en vullen van de website. Up to date houden en zorgen dat alle content relevant is en klopt.

    2. Sociale media
    FB pagina onderhouden, leden uitnodigen om te liken en vullen met content. Foto’s van wedstrijden plaatsen, teamfoto’s plaatsen. Wedstrijdverslagen overnemen van de site.
    Andere sociale media alleen gebruiken als we ook continue blijven posten. Anders heeft sociale media geen zin.

    3. Nieuwsbrieven
    Relevante informatie periodiek naar de leden zenden via sportlink, facebook en de website.
    Vakanties, trainingen die op een ander moment of een andere locatie zijn, acties waaraan we meedoen, Berichten van onze sponsoren, kortom, alle informatie die onze leden zouden kunnen gebruiken.

    4. Plannen
    Bestuursvergaderingen inplannen, notulen maken en rondsturen, afvinklijstjes voorde volgende vergadering waarop we de gemaakte afspraken snel kunnen nalopen.

    5. Zaalhuur
    Communicatie met de BV-Sport over de zaalhuur, wijzigingen daarin en de datalijsten controleren.
    Zaalhuur plannen en inroosteren voor evenementen.

    6. Subsidies
    We moeten ons verdiepen in de mogelijkheden en voorwaarden om subsidies te krijgen.
    Bijvoorbeeld voor toernooien en dergelijke.


    4. Activiteitencommissie
    Taken:

    1. Sponsorcommissie
    Werven sponsoren, contact met sponsoren, uitingen sponsoren op website, sociale media en in de zaal.
    Als wij actiever kunne laten zien dat wij ook een positieve impuls geven aan de sponsoren zullen we meer sponsoren binnenkrijgen en vast kunnen houden.

    2. Toernooicommissie
    Organiseren 3-3, peanut toernooien, sinterklaasbasketbal, mixtoernooi, et cetera.

    3. Fondsenwerving via acties
    Poeisz actie, Grote clubactie, friese jongens actie, wat we verder nog kunnen en willen organiseren. Coördinatie ligt bij deze werkgroep, uitvoering bij de leden!

    4. Kamp/uitjes
    Basketbalkamp voor de jonge jeugd, of juist voor de wat oudere jeugd. Peanutkamp, Denemarken, et cetera.


    Vergaderstructuur:

    • 4 maal per jaar voltallig bestuur
    • Verder alleen in klein comité vergaderen
    • Bespreek de dingen met de relevante bestuursleden, koppel uitkomsten en resultaten terug naar hele bestuur.
    • We schrappen wvttk en het laatste rondje. Niet op agenda=niet bespreken.
    • Een vergadering is om besluiten te nemen, niet om te discussiëren. Voor de vergadering voorbereiden en informatie tot je nemen zodat we gestructureerd en gefundeerd de onderdelen op de agenda kunnen behandelen.
    • Blijf bij je eigen terrein. Natuurlijk mag je een mening hebben over de onderdelen die een commissie heeft, maar laat dat via de mail weten als er om input gevraagd word. Op de vergadering horen we de besluiten die commissies hebben genomen.

    Commissies:

    • Wij moeten als bestuur ophouden met alles zelf op ons willen nemen. We zijn er voor de leden, maar een vereniging kan alleen bestaan met inzet van alle leden. De verschillende commissies moeten andere leden betrekken om de uitvoering van de taken op zich te nemen. Wij zijn er om alles te coördineren en in goede banen te leiden. Toernooien kunnen best geleid worden door leden. Hoeven we echt niet zelf te doen. Geld ook voor bijvoorbeeld een jeugdkamp of de poiesz actie.
    • De commissies moeten meer leden hebben, actief op zoek naar hulp dus. Het kan natuurlijk ook dat je een bepaald lid maar voor 1 onderdeel inzet, niet voor alle taken in de commissie.
    • 4 eyes systeem. Ik zou het mooi vinden als iedere taak binnen de vereniging door minstens 2 leden van een commissie uitgevoerd kan worden. Als ik ziek ben dat dan een ander het wedstrijdsecretariaat even kan waarnemen. Als John op vakantie gaat dat er dan een ander is die weet hoe de incasso er uit moet. Et cetera Op deze manier is er ook meer controle en minder druk.
    • Ouders zijn een bron die we onvoldoende inzetten. Er zijn genoeg ouders die best wel even iets voor de vereniging willen doen. Kan gaan om scheidsrechtertaken, maar ook om het labelen van tassen of het schoonmaken van de prijzenkast. Hoeven geen grote taken te zijn, maar vele handen maken licht werk.